Cómo hemos afrontado la crisis del COVID-19 desde HILO

Ser positivo cuando todo va bien es fácil. Lo complicado es adoptar esa mentalidad cuando las cosas no ocurren como deberían.

La pandemia nos ha enseñado que la realidad ya no es lo que era, y no sirve de nada edulcorarla. Nada ha sucedido como estaba previsto en 2020, ni parece que vaya a ser así lo que queda de año. No solo hemos visto cómo ha cambiado el futuro empresarial de la mayoría de las compañías a nivel global, sino también la manera en la que entendíamos la rutina de oficina y nuestro día a día en el trabajo.

Hoy charlamos con nuestro equipo de Hilo Media para mostrarte las claves que nos han ayudado a adaptar nuestro trabajo a esta situación tan excepcional y mantenernos en ella más fuertes que nunca.

El modelo mixto de oficina.

2020 ha sido el año que nos ha hecho re-descubrir el teletrabajo. Pese a que a todos nos resultó impactante al principio, adaptar tu empresa a esta nueva realidad puede servir para imponer ciertas prácticas que ayuden a aprovechar recursos. No sólo es importante generar una sensación de continuidad como ocurría en la vida de oficina, sino que también hay que centrarse en crear aquellos recursos y acciones que mejoren el trabajo en equipo y aporten sensación de grupo.

1. Planifica tu estrategia.

En el teletrabajo se hace más importante que nunca la organización dentro de tu empresa. Nuestro modelo comienza con una reunión presencial los lunes, donde discutimos y planificamos las tareas de cada cliente de forma individual e intensiva durante la semana. Aprovechar este momento para elaborar la estrategia de “tú a tú” es una manera de hacer sentir a tus trabajadores que forman parte de un equipo con cohesión, que trabaja unido hacia una misma meta.

La reunión de final de semana se realiza los viernes vía Zoom para repasar todas las tareas pendientes y comprobar si se han cumplido los objetivos. Esta videollamada no suele demorarse más de dos horas, tiempo suficiente para también aportar nuevas ideas que el equipo puede reposar durante el fin de semana.

2. Encuentra las apps que más se adapten a tu negocio.

En nuestro caso, parte del issue de la planificación se resuelve a través de aplicaciones para facilitar los equipos de trabajo. Es importante elegir las más adecuadas según el modelo de negocio y la actitud de tus trabajadores, para así multiplicar el rendimiento y la productividad. A continuación, te presentamos las que han hecho que nuestro equipo de Hilo esté cohesionado a la hora de trabajar:

Dropbox.

Los clásicos siempre son una opción perfecta. Con Dropbox podemos guardar los archivos en la nube y editarlos desde diferentes ordenadores, incluso a la vez. La clave está en fijar con tu equipo un modelo de organización que sea cómodo y accesible, para que todos los integrantes sepan dónde se encuentra cada archivo sin necesidad de preguntar. Para esto también es importante que los nombres de los documentos, fotos o presentaciones sean descriptivos e intuitivos.

Trello.

Trello es el gestor de proyectos online que utilizamos para organizar nuestras rutinas de trabajo, destacar las prioridades, generar avisos o realizar comentarios. Se muestra como un tablero de trabajo dividido en columnas, que a su vez incluye tarjetas para diferenciar los to do’s. De esta forma, las conversaciones fluyen de mejor manera a la hora de tratar diferentes temas.

Te dejamos aquí nuestros tips para usar Trello:

          → Separa cada columna según las necesidades del cliente.

          → Incluye una fecha de vencimiento a la tarea.

          → Diferencia por etiquetas lo que se va a requerir en cada tarjeta. En el caso de nuestra agencia, utilizamos algunas como “COPY REQUEST”, “VIDEO EDITING”, “GRAPHIC DESIGN” o “PRIORITY”.

          → Crea checklists para organizar las tareas dentro de una misma tarjeta.

Google Docs & Sheets.

Son la opción perfecta (y gratuita) si quieres ver en tiempo real los cambios que tus compañeros realizan en un documento. Por ejemplo, en nuestro caso nos ayudan cuando se trata de gestionar campañas de Social Ads o Display, organizando toda la parrilla de contenidos para que exista una sinergia entre las creatividades de foto, vídeo y texto.

3. Incluye sesiones de Team Building.

Un grupo de personas trabajando en un mismo lugar no tiene por qué formar un equipo. Un verdadero equipo trabaja de forma cohesionada para lograr un objetivo común, ayudando y confiando en el compañero de al lado.

Por eso nunca debes subestimar el poder de unir a tu equipo para realizar actividades fuera del horario de trabajo. Sentir que tus compañeros son personas en las que confías mejora el rendimiento y la motivación de tus trabajadores, además de ayudar al crecimiento profesional y personal de cada uno de ellos.

Nosotros realizamos actividades de equipo aproximadamente 2 veces al mes, y si estás buscando inspiración para reunirte con el tuyo… Te contaré que nuestras favoritas son aquellas en las que estamos en contacto con la naturaleza o que fomentan un ambiente positivo, como el senderismo, escapadas de picnic y otras más arriesgadas como el lanzamiento de hacha o las carreras de karts.